1. Sea objetivo.
2. Exprese la situación tal como la evidenció, sin aumentar u omitir información. Todo lo que reporte siempre será valioso.
3. Sea respetuoso al redactar la situación. Evite utilizar palabras groseras.
4. Tenga en cuenta que este medio no debe ser usado para reportar situaciones falsas en contra de un tercero ni en pro de hacer daño ni generar venganza.
5. La situación reportada debe contener información suficiente en hechos, en pruebas que permitan una investigación y una gestión efectiva del caso.
6. Una vez realice la denuncia, por favor, no realice comentarios a otras personas sobre el reporte. Mantenga este hecho confidencial, para que la investigación fluya sin interrupciones.
7. Una vez comprendidos los anteriores lineamientos, proceda a generar el reporte.

Panamericana establece que cualquier acto contrario a los relacionados en el Código de Ética, las políticas asociadas a la prevención del Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo, el programa de Ética Empresarial y a toda acción que se vuelva infracción a las leyes nacionales e internacionales, tiene que ser informado, analizado y gestionado. Por esta razón, es deber de funcionarios, clientes, proveedores, contratistas y demás asociados de negocio reportar o dar a conocer las situaciones observadas.

Panamericana protegerá de represalias a quienes reporten información de buena fe: el reportante no podrá ser víctima de acoso, retaliación o cualquier otra forma de maltrato. En caso de incumplir lo anteriormente citado, quien ejerza acciones contra el reportante será remitido al correspondiente proceso disciplinario cuando se trate de funcionarios directos de Panamericana o al Comité de Contratación, cuando se trate de un externo, sea este proveedor, cliente o contratista.

Toda la información que sea suministrada en los reportes será tratada con total confidencialidad. El reporte puede ser anónimo o a nombre propio.